PHẦN MỀM QUẢN TRỊ TOUR DU LỊCH – BÀI TOÁN GIẢI QUYẾT NHỮNG KHÓ KHĂN

PHẦN MỀM QUẢN TRỊ TOUR DU LỊCH – BÀI TOÁN GIẢI QUYẾT NHỮNG KHÓ KHĂN

• Danh mục: Tin trong ngành
• Ngày 24-02-2023

Những năm qua ngành du lịch đang ngày càng phát triển ở Việt Nam. Theo Tổng cục Du lịch cho biết, tính đến trước đại dịch Covid-19, doanh thu ngành du lịch đạt 32,8 tỷ USD vào năm 2019, đóng góp hơn 10% GDP, giải quyết công ăn việc làm cho khoảng 1,3 triệu lao động, chiếm 2,5% tổng số lao động trong cả nước, được đánh giá là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn hàng đầu của đất nước

Tuy nhiên, sau hơn 3 năm đương đầu với Đại dịch, mọi hoạt động trong ngành bị đóng băng, hơn 80% công ty du lịch ngừng hoạt động, hàng loạt công, nhân viên trong ngành phải nghỉ việc và chuyển đổi sang công việc khác.

Động thái, hành vi và nhu cầu thăm quan, nghỉ dưỡng, trải nghiệm của du khách cũng dần thay đổi, những đòi hỏi nghiêm ngặt trong giao tiếp được yêu cầu khắt khe, các mô tuýp du lịch cũ cũng không còn theo khuôn mẫu, rất nhiều các gói, tour du lịch đòi hỏi phải được thiết kế mới, sáng tạo, an toàn, chuyên nghiệp hơn… và xu hướng du lịch không chạm, tích hợp công nghệ lên ngôi cùng với thời kỳ bùng nổ của Cuộc cách mạng 4.0

Cũng trong dòng chảy phát triển đó, phần mềm Quản trị tour du lịch ra đời, giúp các doanh nghiệp trong ngành du lịch xây dựng các bài toán kinh doanh, các tour du lịch đa dạng và chủ động hơn, quản lý được nhân viên tốt hơn, tối ưu hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, nhân công lao động, …

Vậy Phần mềm quản trị tour du lịch giúp giải quyết được những khó khăn gì?

1.      Khó khăn trong quản lý dữ liệu

Hiện nay, đại đa số doanh nghiệp du lịch – khách sạn vẫn đang quản lý khách hàng trên excel, điều này gây khó khăn rất nhiều trong công tác quản trị doanh nghiệp và chăm sóc khách hàng.

+ Độ bảo mật dữ liệu thấp: Khi quản lý bằng excel, thông tin, số liệu có thể dễ dàng bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Do tính phân quyền không được tích hợp.

+ Dễ xảy ra sai sót: Với khối lượng dữ liệu lớn, độ chính xác cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Việc tìm kiếm, cập nhật thông tin khách hàng, số liệu có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn, tốn thời gian.

+Khó kết hợp với các báo cáo: Excel không thể tự động thống kê, tạo ra các báo cáo dựa trên thông tin lưu trữ. Do đó, các nhân viên, người quản lý trong doanh nghiệp sẽ phải mất thời gian, công sức thậm chí cả nhân sự cho hoạt động này.

2.      Khó khăn trong việc quản lý, điều hành

+ Điều hành tour: Người quản lý thường phải thống kê, lọc ra những tour đã bán, tour đang bán hay tour sắp bán. Từ đó, tiến hành sắp xếp người phù hợp thực hiện những công việc đó. Việc ứng dụng phần mềm quản lý sẽ giúp việc quản lý giám sát vận hành tour được chính xác, hạn chế tối đa sai sót, bản thân người quản lý có thể chủ động kiểm tra tiến trình thực hiện và triển khai của từng tour cụ thể mà không cần nhân viên báo cáo trực tiếp, từ đó giúp nhanh chóng đưa ra các giải pháp để tối ưu hóa quá trình thực hiện.

+ Quản lý đội ngũ hướng dẫn: Quản lý đội ngũ hướng dẫn viên và các nhân sự liên quan được xem là nhiệm vụ chính của một người quản lý du lịch. Đối với một công ty du lịch thì đội ngũ hướng dẫn viên vô cùng đông đảo, trong đó bao gồm nhân viên nội bộ và thuê ngoài. Mỗi hướng dẫn viên sẽ có lịch dẫn tour khác nhau, dẫn đến việc khó sắp xếp và tính lương. Chính vì vậy, phần mềm quản trị tour du lịch sẽ giúp người quản lý cần tạo nên một hệ thống quản lý chặt chẽ để phân chia tour phù hợp, hoa hồng rõ ràng cho nhân sự.

3.      Khó khăn trong quản lý dòng tiền, báo cáo

+ Tránh gây nhầm lẫn, sai sót: Quản lý dòng tiền trong ngành du lịch lữ hành được đánh giá là công việc khá phức tạp. Bởi không chỉ có tiền thu vào và chi ra mà nó còn có tiền đặt cọc, điều này dẫn đến sự không rõ ràng trong dòng tiền thu nên, dễ gây nhầm lẫn cho người quản lý. Việc bỏ tiền túi ra bồi thường là việc thường xuyên gặp phải của các quản lý du lịch mới vào nghề. Phần mềm quản trị giúp nhà quản lý an tâm trong quá trình quản lý và kiểm soát dòng tiền tiền.

+ Tổng hợp dữ liệu và xuất báo cáo: Kết thúc mỗi chương trình, người điều hành tour phải làm công tác tập hợp và báo cáo đến cấp trên, bao gồm: Nhật ký tour, báo cáo hành trình, quyết toán với kế toán theo bảng chi phí đã kê khai, lập bảng thu thập phản hồi của khách hàng… Nhưng với phần mền, các công tác tập hợp, báo cáo sẽ được tự động hóa dựa trên các thông số đã cập nhật trong hành trình. Người điều hành tour chỉ việc kết xuất và bộ phận kế toán chỉ việc tổng hợp và lưu vào hệ thông, giúp tiết giảm thời gian, công sức.

4. Khả năng quản lý từ xa, kết nối đa phương tiện

Với việc có một tài khoản trên phần mềm hệ thống và kết hợp với mạng internet, việc chủ động làm việc và khai thác tập khách hàng trở nên đơn giản và tiện lợi ở bất kỳ nơi đâu. Điều này đáp ứng nhu cầu giao tiếp không chạm của một đại bộ phận khách hàng. Người kinh doanh có thể sử dụng các công cụ phòng họp để kết nối, trình bày các giải pháp và dự toán kinh phí cho du khách, lắng nghe và xây dựng những gói tour phù hợp với mong muốn của họ…

Rõ ràng việc sử dụng phần mềm quản trị Tour trong du lịch đang giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên và tăng hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp. Do đó, đây là lúc các nhà lãnh đạo, các chủ doanh nghiệp cần cân nhắn và xem xét đưa ra các quyết định để tái cơ cấu và đưa doanh nghiệp thích nghi cũng như bắt kịp với nhu cầu phát triển của xã hội trong thời kỳ mới.

Chia sẻ